COVID-19: Wir bleiben zu Hause
und sind trotzdem zu 100% für Sie im Einsatz
COVID-19 hält die Welt in Atem, und alle Unternehmen, die nicht zu den systemkritischen Bereichen zählen, richten für ihre Mitarbeiter Home Office ein – ein Arbeitsmodell, das zuvor häufig als „leider nicht umsetzbar“ galt.
100% einsatzfähig
Natürlich hat auch uns COVID-19 überrascht und stellt uns vor große Herausforderungen. Aber die Arbeit für unsere Kunden konnte nahtlos und ohne jegliche Unterbrechung fortgesetzt werden. Warum? Bei Synoa ist die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, bereits seit unserer Gründung im August 2013 fester Bestandteil unseres Arbeitsmodells:
- Unser komplettes Team arbeitet mit Laptops.
- Für unser morgendliches Daily und für Besprechungen untereinander nutzen wir ein Tool für Video- und Screencast. (Wir nutzen Zoom, aber es gibt natürlich zahlreiche weitere Anbieter.)
- Für Kurznachrichten nutzen wir ein Messaging-Tool. (Wir nutzen Slack, aber auch hier gibt es natürlich zahlreiche weitere Anbieter.)
- Das komplette Projektmanagement erfolgt über eine SaaS-Lösung, auf die über jeden Standard-Browser zugegriffen werden kann. (Wir nutzen Jira, aber …)
- Auch im Kundenkontakt setzen wir die oben genannten Tools ein. So können unsere Kunden jeweils auf ihr Projekt in Jira zugreifen, sehen den Status der Tickets, können kommentieren und umgesetzte Funktionen abnehmen und die Veröffentlichung auf das Live-System freigeben.
Arbeiten ohne persönlichen Kontakt?
Also arbeitet Ihr bei Synoa so ganz ohne persönlichen Kontakt? So ist es natürlich nicht. Wir haben (in Zeiten ohne COVID-19) einen festen Office-Tag, an dem wir uns alle treffen. Zusätzlich machen wir pro Quartal eine Projektwoche, in der wir uns auf die Weiterentwicklung von KONEKTI konzentrieren, gemeinsam am Whiteboard stehen, Ideen entwickeln, ausprobieren, umsetzen. Auch Workshops mit unseren Kunden machen wir in der Regel persönlich vor Ort.
Natürlich können wir uns nicht mit großen Unternehmen vergleichen. Aber ein bisschen stolz sind wir schon, dass wir quasi unserer Zeit voraus waren und ein Arbeitsmodell haben, das auch in Krisenzeiten out-of-the-box bestens funktioniert.
Digitalisierung in Zeiten von COVID-19?
Macht es Sinn, jetzt, Mitten in der Coronakrise in die Digitalisierung zu investieren? Pauschal lässt sich dies nicht beantworten. Natürlich muss jedes Unternehmen aktuell die Gesundheit der Mitarbeiter in den Vordergrund stellen und gleichzeitig möglichst reibungslos zumindest die Kernprozesse am Laufen halten. Alles andere ist im Moment zweitrangig.
Wie lange die Coronakrise aber unseren Alltag bestimmen wird, kann derzeit niemand absehen. Daher stellt sich die Frage, ob die Digitalisierung zumindest von Teilprozessen gerade jetzt zu einer Erleichterung im Unternehmen beitragen kann. Eine umfassende Digitalisierung der kompletten Prozesskette ist nicht mal eben so gemacht. Aber wir möchten Ihnen ein paar Beispiele geben, die Ihnen vielleicht in der derzeitigen Situation helfen könnten und die sich schnell und unkompliziert umsetzen lassen. Und es ist nicht notwendig, sich dafür persönlich zu treffen.
Digitalisierung von Teilprozessen. Ein paar Beispiele:
- Verkaufen Sie Ihre wichtigsten Produkte über einen Online-Shop. Dies kann erstmal Stand-alone, also ohne Anbindung an Ihre Warenwirtschaft erfolgen. Eine Integration kann auch noch vorgenommen werden, wenn sich die Lage wieder beruhigt hat.
- Bieten Sie Ihren Kunden über ein Online-Portal Zugriff auf die wichtigsten Produktinformationen mit Preisen, Verfügbarkeiten und Downloads und reduzieren Sie so telefonische Anfragen, die derzeit nicht zeitnah entgegengenommen werden können.
- Auftragsdokumente in einem geschützten Kundenbereich entlasten Ihre Buchhaltung, wenn Ihre Kunden eigenständig Rechnungen, Angebote und weitere Dokumente downloaden können.
- Nicht jede Software, die innerhalb des Unternehmens läuft, ist auch von Mitarbeitern im Home Office aus erreichbar. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern über ein Online-Portal die wichtigsten Informationen zur Verfügung, die sie für die Kundenberatung benötigen.
Auch wenn es abgedroschen klingen mag: Jede Krise birgt auch eine Chance. Wir werden die Coronakrise überstehen und anschließend vielleicht erkennen, dass nicht alles schlecht an den zurückliegenden Monaten war. Vielleicht werden wir erkennen, dass die Digitalisierung nicht nur Prozesse vereinfacht und Umsätze steigert, dass sie mehr ist als das allabendliche Streamen von Serien bei Netflix & Co. Die Digitalisierung kann unser Familienleben flexibler und schöner machen und die Umwelt schonen, da mehr Meetings über Screencasts abgehalten werden und der Ausfall der einen oder anderen Messe doch nicht so dramatisch ist. Und sehr wahrscheinlich werden viele Unternehmen dabei bleiben, ihren Mitarbeitern Home Office zu ermöglichen.
Bleiben Sie gesund. Bleiben Sie zu Hause. Bleiben Sie zuversichtlich.
Ihr Synoa-Team
Fragen? Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung.
takt
