PIM steht für Product Information Management (dt. Produktinformationsmanagement). In einem solchen System werden sämtliche Produktinformationen medienneutral verwaltet, gepflegt und modifiziert, um den verschiedenen Ausgabemedien und Vertriebskanälen konsistente und akkurate Informationen liefern zu können – und dies ohne großen Ressourcenaufwand, da die Informationen nur einmal, an diesem zentralen Punkt vorgehalten werden müssen. PIM Software ist somit die Lösung, wenn produktions-, einkaufs-, und kommunikationsrelevante Daten für die Mehrfachnutzung über mehrere IT-Systeme, Sprachen, Ausgabemedien und Publikationen hinweg zur Verfügung gestellt werden sollen.

In der Praxis werden PIM Systeme meist eingesetzt, um Produktinformationen aus einem anderen System – in der Regel das Warenwirtschaftssystem (ERP) – mit zusätzlichen Produktinformationen anzureichern, die in Informationskanälen außerhalb der Warenwirtschaft benötigt werden (zum Beispiel in einem B2B Webshop).

Ideale Ergänzung zur Warenwirtschaft

Denn auch wenn manche Warenwirtschafts- oder Webshopsysteme rudimentäre Möglichkeiten anbieten, Produktinformationen zu pflegen, sind die Datenstrukturen hier in der Regel zu unflexibel. Auch die für PIM notwendigen Benutzerworkflows, wie ein auf das Unternehmen angepasstes Rechtesystem, sowie Funktionen wie Massendatenpflege und die Verwaltung von Medienobjekten sind in ERP-Systemen oder Shopsystemen nicht mit vertretbarem Aufwand zu integrieren. Ein weiterer Aspekt ist die Lokalisierung von Produktinformationen. Bei der PIM Datenmodellierung kann die Struktur sehr unkompliziert auf weitere Sprachen ausgeweitet werden. Eine solche Anpassung im Warenwirtschaftssystem dauert meist länger und ist aufwändiger, so dass durch PIM ein Wettbewerbsvorteil bei der Erschließung von Exportmärkten entsteht.